Die Datenübernahme ist zur Übertragung Ihrer eingegebenen Daten aller Module in eine neuer Version einer (cs) Anwendung gedacht.

Die Funktion der Datenübernahme steht in allen (cs) Anwendungen ab Version (cs) Auftrag 2.55 , (cs) WaWi 2.06  und der (cs) Agentur 1.0 zur Verfügung.
In älteren Version der Anwendungen benutzen Sie bitte diese Anleitung für den Datenimport.

Und so wird es gemacht:

1. Kopieren Sie den Ordner Ihrer (cs) Anwendung auf den Schreibtisch.

2. Benennen Sie den Ordner in “Datenübernahme“ um. In diesem Ordner liegen unter anderen die “*.FP7″ Dateien.

3. Starten Sie die neue (cs) Anwendung.

4. Den Befehl zur Datenübernahme finden Sie im geschützten Administartionsbereich.

Bei älteren Versionen rufen Sie den Befehl „Datenübernahme“ aus dem Menü “Script” im Startschirm auf.

5. Folgen Sie den Anweisungen. Alle Module importieren nacheinander Ihre Daten aus der alten Anwendung. Sie erhalten pro Modul eine Bestätigung nach erfolgter Datenübernahme.

6. Nach erfolgter Datenübernahme wird eine Datenüberprüfung der Einstellungen im Administrationsbereich durchgeführt. Wenn neue Funktionen keine Werte haben erhalten Sie eine Warnung. Stellen Sie diese Werte auf die Standardwerte zurück.

7. Überprüfen Sie Ihre Daten in der neuen Anwendung. Sind alle Module übernommen worden? Sind alle Felderinhalte stimmig? Benutzen Sie die Funktionen zur Adress- und Artikelüberprüfung (Script-Menü).

8. Erstellen Sie sich sicherheitshalber ein Backup Ihrer alten und neuen Anwendung.

Arbeitsweise des Befehls:

Der Befehl wird in jedem Modul aufgerufen. Er löscht die Inhalte aller Tabellen und importiert im Anschluss aus der gleichnamigen FileMaker-Datei alle gleichlautenden Feldnamen. Die Import-Dateien werden im Ordner „Datenübernahme“ gesucht. Grundvorrausetzung ist, dass die Dateinamen und Feldnamen identisch sind.

Ich versuche, das bei der Entwicklung der Anwendung stets zu berücksichtigen. Wenn neue Felder in die Anwendung aufgenommen werden, bleiben diese nach einer Datenübernahme immer leer und müssen manuell angepasst werden. Ich werde entsprechend programmieren oder darauf hinweisen.

Ich wünsche allen weiterhin viel Erfolg und ein angenehmes Arbeiten.

Dirk Nöller

Anpassung der Formulare. (leider nicht mit der FileMaker-Runtime möglich)

Ab der Version der „(cs) WaWi 2.2“ und der „(cs) Auftrag 3.0“ können die Formulare vom Administrator angepasst werden. Voraussetzung ist jedoch, das Sie FileMaker Pro ab Version 9 installiert haben und die Anwendung mit FileMaker öffnen. Die FileMaker-Runtime hat leider keinen Layoutmodus.

Der FileMaker-Layoutmodus wurde im Modul „Formulare“ für Sie freigegeben.

Da bedeutet, dass Sie jetzt alle Ausgabelayout in Aussehen und Gestaltung anpassen können.

WICHTIG!!!! Machen Sie sich immer eine Kopie der Anwendung, bevor Sie Veränderungen vornehmen.

1. Melden Sie sich mit Administrationsrechten an.

2. Wechseln Sie in den Administrationsbereich / Firmendaten / Ausgabeformulare

3. Klicken Sie auf „Zu den Formularen >>“

4. Wählen Sie das gewünschte Formular.

5. Wechseln Sie in den Layoutmodus.

6. Eine Anleitung zur Gestaltung der Layouts finden Sie in der FileMaker-Hilfe.

7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, drücken Sie „STR 1“ oder „CMD 1“. Sie sehen das Startfenster.

8. Wechseln Sie wieder in das Modul, aus dem Sie das angepasste Formular testen können.

In der Zeiterfassung wird die eigene Arbeitszeit einer Tätigkeit zugeordnet. Über die Dauer und Art der Tätigkeit können die internen und externen Kosten ermittelt und diese direkt einem Projekt oder Auftrag zugeordnet werden.

Die internen Tätigkeiten werden im Artikelstamm (Leistungen) in der Gruppe 1 angelegt und verwaltet. Alle Artikel oder Leistungen, die in der Gruppe 1 enthalten sind, werden automatisch in die Werteliste „Tätigkeiten“ aufgenommen und in der Zeiterfassung angezeigt.

Die Einkaufs- und Verkaufs-Preise entsprechen den internen und externen Kosten der Tätigkeit.

Die (cs)-Anwendung verwendet für jeden Artikel eine eindeutige Artikel-ID. Sie wird nur einmal vergeben und von der Anwendung automatisch generiert. Der Startwert der Artikel-ID kann im Administrationbereich festgelegt werden.

Wenn Sie Ihren Artikeln schon Artikel-Nummern zugeordnet haben, die Sie nachträglich nicht ändern möchten, können Sie diese in das Feld “Artikel-Nr frei” einpflegen.

Ist in diesem Feld ein Wert oder Text hinterlegt, so wird dieser anstelle der internen Artikel-ID auf allen Ausgabeformularen in der Artikelzeile angeführt.

Im Feld  ”Artikel-Nr frei” findet keine automatische Nummerierung oder Überprüfung auf Dubletten statt.

Die (cs)-Anwendung verwendet für jede Adresse oder Kontakt eine eindeutige Adress-ID. Sie wird nur einmal vergeben und von der Anwendung automatisch generiert. Die ID setzt sich zusammen aus der “Firmen-ID” und der “Adress-ID”. Die Startwerte der Fimen-ID und Adress-ID können im Administrationbereich festgelegt werden.

Oft haben Sie Ihrem Kunden schon eine eigene Kunden-Nummer zugeordnet, die Sie nachträglich nicht ändern möchten. In diesem Fall können Sie das Feld “KundenNr frei” für Ihre Kunden-Nummer verwenden.

Ist in diesem Feld ein Wert oder Text hinterlegt, so wird dieser anstatt der internen Adress-ID auf allen Ausgabeformularen im Kopfbereich ausgegeben.

Sollten Sie Ihre Kundennummer erst nach der Erstellung eines Angebots  oder Auftrags bei den Adressen eingetragen haben, so müssen Sie die Adresse im entsprechenden Dokument neu zuordnen, damit Ihre Kunden-Nummer verwendet wird.

Im Feld  ”KundenNr frei” findet keine automatische Nummerierung oder Überprüfung auf Dubletten statt.

< aktualisierte Anleitung >

Die Funktion der automatischen Datenübernahme steht ab den Anwendungen (cs) Auftrag 2.55 und in er (cs) WaWi 2.06 zur Verfügung. In älteren Version der Anwendungen benutzen Sie bitte diese Anleitung für den Datenimport.

Und so geht’s:

1. Kopieren Sie den Ordner Ihrer (cs) Anwendung auf den Schreibtisch. Benennen Sie den Ordner in „Datenübernahme“ um. In diesem Ordner liegen unter anderen die *.FP7 Dateien.

2. Starten Sie die neue (cs) Anwendung.

3. Im Startschirm rufen Sie den Befehl „Datenübernahme“ aus dem Menü “Script” auf. Folgen Sie den Anweisungen. Die Module importieren nacheinander Ihre Daten. Es wird eine Datenüberprüfung der Wertelisten und Währungen durchgeführt. Bei Warnung stellen Sie diese auf die Standardwerte zurück.

4. Überprüfen Sie Ihre Daten in der neuen Anwendung. Sind alle Module übernommen worden? Sind alle Felderinhalte stimmig? Benutzen Sie die Funktionen zur Adress- und Artikelüberprüfung. (Script-Menü)

5. Erstellen Sie sich ein Backup Ihrer alten und neuen Anwendung. Zur Sicherheit.

Arbeitsweise des Befehls:

Der Befehl wird im jedem Modul aufgerufen. Er löscht die Inhalte aller Tabellen und importiert im Anschluss aus der gleichnamigen FileMaker-Datei alle gleichlautenden Feldnamen. Die Dateien werden im Ordner „Datenübernahme“ gesucht. Grundvorrausetzung ist, dass die Dateinamen und Feldnamen identisch sind.

Ich versuche, das bei der Entwicklung der Anwendung stets zu berücksichtigen. Wenn neue Felder in die Anwendung aufgenommen werden, bleiben diese nach einer Datenübernahme leider leer und müssen manuell angepasst werden. Ich versuche entsprechend darauf hinzuweisen.

Wie immer stehen alle Version der neuen Version zum Download bereit.

Ich wünsche allen weiterhin viel Erfolg und ein angenehmes Arbeiten.

Dirk Nöller

< aktualisierte Anleitung >

Tipp: Fremde Adressen importieren
Beim Importieren von fremden Adressen benutzt man die Funktion „Import von Adressen…“ aus dem Menü-Script.
Eine Dialogbox erscheint, in der Sie die Importdatei auswählen können. Im folgenden Dialog ordnen Sie die Inhalte den entsprechenden Feldern der Anwendung zu. Firma->Firma, Name->Nachname, …
Nachdem Ihre Adressen importiert wurden, ist es wichtig die Funktion „Adressen überprüfen…“ aus dem Menü-Script, aufzurufen.
Die Funktion überprüft alle Adressen und fügt allen neuen Adressen eine Adress-ID zu. Weitere Feldinhalte werden ebenfalls überprüft und gegebenenfalls korrigiert. Ansprechpartner bei der gleichen Anschrift werden zu einer Firma zusammengefasst.
Bei den Artikeln existiert eine vergleichbare Funktion.

Dirk Nöller

Die Anredezeile in Angeboten, Rechnungen oder Korrespondenzen wird automatisch berechnet. „Sehr geehrter Herr Dr. Peter Mustermann“
Möchte man es etwas privater oder anders formulieren, so kann man eine freie Formulierung in das Feld Anrede eintragen. z.B. „Lieber Peter,“

Dirk Nöller

Tipp: Auftrags-Positionen kopieren

Manchmal möchte man eine mühsam erstellte Position von einem Angebot in ein anderes übertragen.

Gehen Sie zur der Position die sie duplizieren möchten und klicken Sie auf „kopieren“. Wechseln Sie in das neue Angebot und klicken Sie auf „einsetzen“. Es wird eine neue Position erstellt und alle Daten übernommen. Das klappt auch mit gelieferten Positionen.

Dirk Nöller

Tipp: Rechnungspositionen editieren:

siehe “Tipp: Ausgelieferte Aufträge editieren“